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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, COMERPES S.A., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

 

  1. IDENTIFICACION

El responsable del tratamiento de sus datos personales es la compañía COMERPES S.A., identificada con Nit: 806.000.058-0, con sede principal en la Diagonal 20 N° 45 a 71 en la ciudad de Cartagena, Portal Web www.comerpes.com.co. Correo electrónico habeasdata@comerpes.com teléfono 6455040 ext. 120.

Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente que COMERPES S.A. tiene dispuestos.

A través de esta política, el comité de Riesgos de COMERPES S.A. en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales COMERPES S.A., como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular del dato”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de COMERPES S.A.  El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

COMERPES S.A. se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. COMERPES S.A. exigiría al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

 

  1. OBJETIVO:

Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de COMERPES S.A

 

  • MARCO NORMATIVO:

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos

Decreto 2952 de 2010

 

  1. AMBITO DE APLICACIÓN

Datos personales registrados en cualquier base de datos, que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada, efectuado en el territorio colombiano o en países en donde sea aplicable la legislación colombiana.

 

  1. DEFINICIONES

ACTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Son las empresas o personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de datos personales, éstos son:

 

  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

 

  1. Operador de información: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular, por lo tanto no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la fuente.

 

  1. Titular de Datos Personales: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

  1. Causahabiente: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de otra.

 

  1. Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, como consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de información. El operador de información, a su vez, entregará datos personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos.

 

  1. Gestor de Datos: El colaborador de COMERPES S.A que realiza el tratamiento a los datos personales.

 

  1. Gestor de Datos Externo: Es el empleado de un tercero (Encargado), que realiza el tratamiento a las bases de datos entregadas por COMERPES S.A para la realización del tratamiento.

 

  1. Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

 

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

 

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales

 

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a vida sexual, y los datos biométricos.

 

BASE DE DATOS: Conjunto Organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, transferencia, uso, circulación o supresión.

 

  1. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

 

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.

 

  1. Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.

 

  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

  1. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COMERPES S.A, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  1. Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.

 

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento

 

  • FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a COMERPES S.A., recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

  1. Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a COMERPES S.A.
  1. Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera,
  1. El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico,
  1. El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono),

El alcance de la autorización comprende la facultad para que COMERPES S.A. le envíe mensajes con, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, Facturas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de la Entidad, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.

 

  • DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACION

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que COMERPES S.A., los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 salvo cuando se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización.
  1. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Entidad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DEBERES DE COMERPES S.A

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de COMERPES S.A los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley

 

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de hàbeas data.

 

  1. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular

 

  1. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le alisten en virtud de la autorización otorgada

 

  1. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento

 

  1. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente

 

  1. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular

 

  1. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley

 

  1. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular

 

  1. Usar únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

 

  1. COMERPES S.A hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

COMERPES S.A. está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Además, ha implementado un sistema perimetral de seguridad “Firewall” y detección de intrusos proactivos de primer nivel para mantener salvaguardada la información de nuestros clientes. Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades.

COMERPES S.A. ha implementado todos los mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes con sus productos. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, COMERPES S.A. no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

  1. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERPES S.A. solicita los datos necesarios para la adquisición de créditos, servicios e interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto adquirido. Las bases de datos se encuentran detrás de un firewall para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro.

  • EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

 

  1. Datos de naturaleza publica

 

  1. Casos de urgencia médica o sanitaria

 

  1. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

  • LEGITIMACION PARA EL EJERCIOCIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

  1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga disposición COMERPES S.A

 

  1. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

  1. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación del apoderado

 

  1. Pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

 

  • ATENCIÓN DE CONSULTAS RECLAMOS Y PETICIONES

 

  1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en COMERPES S.A quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará a través del correo habeasdata@comerpes.com

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino

 

  1. Reclamos: el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante COMERPES S.A el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

  1. El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a COMERPES S.A por el correo electrónico habeasdata@comerpes.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se requiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, darà traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

  1. Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido

 

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino

 

  1. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos: COMERPES S.A rectificara y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico habeasdata@comerpes.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportara la documentación que soporte su petición

 

  1. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello COMERPES S.A podrá a disposición del titular el correo electrónico habeasdata@comerpes.com

 

Si vencido el término legal respectivo, COMERPES S.A, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

 

  1. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COMERPES S.A. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

  • VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta Directiva de COMERPES S.A.